We wszystkich gospodarstwach agroturystycznych przydadzą się pomysły na lepszą organizację pracy. Tym właśnie usprawnieniom przy rezerwacji miejsc dotyczy moja propozycja. Dobrze by było, gdyby w pobliżu telefonu w biurze gospodarstwa leżał kalendarz rezerwacji na 2016 r., w którym widoczny jest na pierwszy rzut oka stan rezerwacji wszystkich pokoi na cały rok. Taki kalendarz przygotowany dla 5 pokojów załączam do pobrania poniżej w części „Pobierz załącznik”.

Klient dzwoni lub wysyła maila z prośbą o rezerwację konkretnego pokoju na określony czas. Zaznaczamy to wpisując „X” (najlepiej ołówkiem) w kratkę symbolizującą pokój pod odpowiednią datą. Kiedy klient potwierdzi rezerwację (np. wpłacając zaliczkę), poprawiamy wpis kolorowym flamastrem. Dobrze jest stale używać tych samych kolorów do konkretnych oznaczeń, co czyni zapisy przejrzystymi i jednoznacznymi. Jeżeli będziemy chcieli wprowadzić kolorowe oznaczenia różnych poziomów zaawansowania rezerwacji, proponuję używać kolejno coraz intensywniejszych kolorów, np. telefon z prośbą o rezerwację – ołówek, podpisanie umowy – żółty flamaster, wpłata zaliczki – czerwony flamaster. Następny kolor kryje poprzedni i widzimy na bieżąco, jaki mamy stan rezerwacji pokoi w całym obiekcie.

Mam nadzieję, że korzystanie z kalendarza chociaż trochę usprawni pracę przy obsłudze gości.