Mając na uwadze wyniki dotychczas przeprowadzonych audytów w ramach mechanizmu pomocy finansowej wstępnie uznanym grupom producentów owoców i warzyw, ARiMR przekazuje poniżej informacje i wytyczne obejmujące kwestie podniesione podczas audytów zewnętrznych organów kontrolnych, celem wyeliminowania lub znacznego ograniczenia obszarów, w których mogą wystąpić nieprawidłowości związane z obsługą przedmiotowego mechanizmu wsparcia.

Obszary, w których zostały zidentyfikowane nieprawidłowości oraz kwestie podnoszone w ramach audytów zewnętrznych, w tym: Komisji Europejskiej oraz Europejskiego Trybunału Obrachunkowego:

1. Sprzedaż przez grupę producentów produktów zakupionych od swoich członków, podmiotowi należącemu do tych samych członków grupy producentów lub zależnemu od członków grupy.

   W przypadku zidentyfikowania takiej formy ukształtowania sprzedaży, audytorzy poddają w wątpliwość rolę, jaką pełni grupa producentów w procesie produkcji i sprzedaży owoców i warzyw, tj. czy grupa realizuje cel jakim jest m.in. koncentracja podaży i wprowadzanie do obrotu produktów wytwarzanych przez członków, czy też może występuje jako sztuczne ogniwo w cyklu produkcyjnym i sprzedażowym realizowanym przez członków grupy do spółki od nich zależnej.

   W sytuacji posiadania przez spółkę zależną od członka/członków grupy np. zawartych wcześniej kontraktów handlowych na sprzedaż owoców lub warzyw, zaleca się przeniesienie tych kompetencji na poziom grupy producentów, celem realnego wprowadzania przez grupę do obrotu produktów zakupionych od swoich członków, aby zadania grupy związane ze sprzedażą na zewnątrz owoców i warzyw wyprodukowanych przez jej członków, były realizowane przez samą grupę producentów.

2. Ponoszenie przez grupy producentów kosztów na realizację inwestycji, przekraczających poziom cen rynkowych.

   Racjonalność kosztów jest jednym z zasadniczych elementów kwalifikowania do objęcia pomocą finansową inwestycji realizowanych w ramach planów dochodzenia do uznania. Przyznając pomoc finansową w ramach mechanizmu wsparcia wstępnie uznanych grup producentów owoców i warzyw na pokrycie części kwalifikowanych kosztów inwestycji ujętych w zatwierdzonym planie dochodzenia do uznania, ARiMR jest zobowiązana do szczegółowego weryfikowania celowości i racjonalności wydatkowanych środków publicznych.

   W celu dokonania zakupów (dostaw) robót budowlanych po najkorzystniejszej cenie oraz ograniczenia ryzyka zawyżenia cen transakcyjnych ponad wartość rynkową przedmiotu inwestycji, zaleca się przeprowadzanie przez grupę producentów badania rynku, np. pozyskiwanie ofert handlowych określających ceny rynkowe, celem rzetelnego oszacowania planowanych wydatków inwestycyjnych oraz oceny zasadności kosztów, w stosunku do rodzaju i zakresu rzeczowego inwestycji.

3. Tworzenie sztucznych warunków do otrzymania pomocy finansowej w przypadku realizowania przez grupę producentów transakcji nabycia infrastruktury posiadanej przez członków grupy.

   W przypadku grup producentów dokonujących zakupu infrastruktury od swoich członków, należy przestrzegać poniżej opisanych zasad, w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia sztucznych warunków (sprzecznych z celami systemu wsparcia) dla tego typu transakcji:

   1. wartość nabytej przez grupę od swojego członka infrastruktury, nie może przekraczać wartości rynkowej przedmiotu inwestycji,
   2. infrastruktura zakupiona przez grupę producentów od swojego członka, nie powinna być wykorzystywana przez tę grupę przed jej zakupem,
   3. infrastruktura zakupiona przez grupę producentów od swojego członka, po jej zakupie, powinna być udostępniona do wykorzystania dla produktów wszystkich członków tejże grupy, tj. grupa powinna zapewnić wykorzystanie zakupionej infrastruktury dla potrzeb zbioru, magazynowania, przechowywania lub pakowania i wprowadzania do obrotu owoców i warzyw, wyprodukowanych nie tylko wyłącznie przez członka – od którego nabyła ww. infrastrukturę, ale również wyprodukowanych przez pozostałych członków grupy producentów, a zatem, należy wykazać, że została osiągnięta rzeczywista zmiana w stosunku do sytuacji wyjściowej, w zakresie posiadania i udostępniania infrastruktury przez grupę swoim członkom,
   4. decyzja o zakupie infrastruktury od członka grupy, powinna zostać podjęta przez grupę producentów w demokratyczny sposób, z zachowaniem zasad określonych w § 1 pkt. 4 lit. g rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 19 września 2013 r. w sprawie warunków wstępnego uznawania grup producentów owoców i warzyw, uznawania organizacji producentów owoców i warzyw oraz warunków i wymagań, jakie powinny spełniać plany dochodzenia do uznania (Dz.U. z 2013 r. poz. 1178, z późn. zm.).

   Jednocześnie należy wskazać, że oprócz zakupu przez grupę producentów infrastruktury od swoich członków (udziałowców), możliwe są do zastosowania również inne formy pozyskania infrastruktury przez grupę, takie jak najem, dzierżawa lub wniesienie majątku rzeczowego do spółki przez członka grupy w formie aportu. Tak pozyskana infrastruktura również przyczynia się do spełnienia kryteriów uznania za organizację producentów, związanych ze skutecznym zapewnieniem przez grupę swoim członkom środków technicznych umożliwiających zbiór, magazynowanie, przechowywanie oraz przygotowanie owoców i warzyw do sprzedaży.

   Należy pamiętać, że w przypadku podjęcia decyzji o zmianie sposobu zapewnienia infrastruktury niezbędnej do uznania grupy za organizację producentów, np. z budowy lub zakupu pewnych inwestycji na ich dzierżawę, zmiana ta powinna być uprzednio zatwierdzona przez marszałka województwa decyzją o zmianie do planu dochodzenia do uznania.

4. Zasadność i poziom kosztów za usługi w zakresie zarządzania realizacją inwestycji w szczególności świadczone przez osoby/podmioty powiązane z grupą producentów lub członkami grupy producentów.

   Koszty ogólne przygotowania i realizacji inwestycji, w zakresie rzeczowo – ilościowym, powinny być kosztami niezbędnymi do poniesienia przez grupę w celu realizacji inwestycji zasadniczej, np. budowy budynku. Grupa producentów ponosząc koszty ogólne, w tym, związane z zarządzaniem realizacją inwestycji, powinna być w stanie sprecyzować rodzaj i zakres takich kosztów/usług, przedstawić stosowną umowę na świadczenie tego typu usług, ich specyfikację, jak również wskazać sporządzoną dokumentację związaną z tego typu kosztami/usługami, oraz wszelkie materiały świadczące o wywiązaniu się wykonawcy z podpisanej z grupą umowy, które będą stanowiły o rzeczywistym wykonaniu usług i poniesieniu kosztów. Ponadto, podmiot świadczący taką usługę powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje do jej wykonania.

5. Niezbędność inwestycji realizowanych w ramach planu dochodzenia do uznania dla potrzeb spełnienia przez grupę producentów kryteriów uznania za organizację producentów, tj. w szczególności dostosowanie zakresu rodzajowego, wielkościowego oraz wydajności inwestycji realizowanych w ramach planu dochodzenia do uznania, do wielkości produkcji owoców i warzyw członków grupy, z uwzględnieniem ilości owoców i warzyw:
   • zakupionych przez grupę od jej członków – w przypadku inwestycji związanych ze zbiorem, przechowywaniem oraz magazynowaniem owoców i warzyw,
   • sprzedanych przez grupę odbiorcom zewnętrznym – w przypadku inwestycji związanych z przygotowaniem do sprzedaży owoców i warzyw,
   nieprzekraczającej wielkości planowanej na ostatni rok realizacji zatwierdzonego planu dochodzenia do uznania.

   Zakres wielkościowy oraz wydajność inwestycji zrealizowanych przez grupę producentów ramach planu dochodzenia do uznania, powinien być dostosowany do wielkości produkcji owoców i warzyw zakupionych od członków grupy oraz sprzedanych przez grupę odbiorcom zewnętrznym, nie tylko planowanej, ale również rzeczywiście osiągniętej przez grupę producentów w ostatnim roku realizacji planu dochodzenia do uznania.

6. Niewystarczające dokumentowanie przez grupy producentów, wystąpienia klęski naturalnej, powodującej rzeczywiste straty ilościowe w zbiorach owoców i warzyw oraz spadek rzeczywistej sprzedaży w ostatnim roku realizacji planu dochodzenia do uznania.

   Stosownie do art. 148 rozporządzenia Komisji (UE) Nr 543/2011, jeśli zgodnie z niniejszym rozporządzeniem lub rozporządzeniem (WE) Nr 1234/2007, mają zostać nałożone sankcje lub kary lub wycofane korzyści lub uznanie, nie są one nakładane lub wycofywane w przypadkach zaistnienia siły wyższej lub nadzwyczajnych okoliczności w rozumieniu art. 31 rozporządzenia Rady (WE) Nr 73/2009. Działanie siły wyższej lub okoliczności nadzwyczajnych w rozumieniu art. 31 rozporządzenia Rady (WE) Nr 73/2009, w przypadku wstępnie uznanych grup producentów owoców i warzyw, ma zastosowanie w odniesieniu do wystąpienia klęski żywiołowej dotykającej grunty rolne gospodarstwa.

   Mając na uwadze powyższe, ze względu na to, że ww. art. 148 rozporządzenia Komisji (UE) Nr 543/2011 zawiera pojęcie „wycofania uzyskanych korzyści”, istnieje możliwość zastosowania tego przepisu, w celu uniknięcia obowiązku zwrotu środków nienależnie pobranych, wynikającego z niedostosowania poziomu inwestycji do wartości produkcji sprzedanej. Przypadek zaistnienia siły wyższej musi jednak zostać zgłoszony – wraz z odpowiednimi dowodami w sposób zgodny z wymogami właściwego organu państwa członkowskiego – temu organowi w ciągu 10 dni roboczych od dnia, w którym zainteresowany podmiot był w stanie to zrobić.

   Uwzględniając powyższe, czas na powiadomienie ARiMR o zaistniałej sytuacji, liczony jest od dnia, w którym poszkodowana grupa producentów może dokonać takiego zgłoszenia. Ponadto, możliwe jest dokonanie zgłoszenia przez członka grupy, jeśli zostało ono następnie potwierdzone przez grupę producentów. Pisemne zgłoszenie faktu wystąpienia siły wyższej w formie oświadczenia, w terminie 10 dni roboczych od dnia, w którym grupa była w stanie to zrobić, należy uznać za odpowiednie dowody satysfakcjonujące właściwy organ, które powinny być przedłożone w przypadku zaistnienia siły wyższej. Następnie grupa producentów powinna dostarczyć do dyrektora oddziału regionalnego ARiMR dowody potwierdzające wystąpienie klęski naturalnej, na podstawie których można oszacować rzeczywiste straty ilościowe w zbiorach owoców i warzyw, poniesione przez członków grupy. Przedmiotowe dokumenty powinny być dostarczone do oddziału regionalnego ARiMR niezwłocznie po ich sporządzeniu, w celu uwiarygodnienia wystąpienia siły wyższej.

   Uwzględniając powyższe, ze względu na zakres i skalę przyznawanej pomocy finansowej dla grup producentów na pokrycie części kwalifikowanych kosztów inwestycji oraz konieczność oszacowania rzeczywiście poniesionych strat w produkcji i sprzedaży owoców i warzyw, do dokumentów potwierdzających wystąpienie siły wyższej, w tym przypadku, wystąpienie klęski żywiołowej dotykającej grunty rolne gospodarstwa, można zaliczyć:

   • protokół oszacowania szkód, sporządzony przez komisję, o której mowa w art. 4 ust. 7 ustawy z dnia 9 maja 2008 r. o Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (Dz.U. Nr 98, poz. 634, z późn. zm.),
   • ­dokument stwierdzający wystąpienie szkody w uprawach rolnych lub płodach rolnych, z którego wynika powierzchnia upraw, ilość lub wartość płodów rolnych, sporządzony przez zakład ubezpieczeń, z którym producent owoców lub warzyw będący członkiem grupy lub grupa producentów, zawarli umowę ubezpieczenia,
   • inny dokument, wystawiony przez odpowiedni organ/instytucję, który w sposób wiarygodny i obiektywny potwierdzi wystąpienie klęski żywiołowej wraz z określeniem jej wpływu na wielkość plonów (oszacowania wielkości strat).

   Z wyżej wymienionych dokumentów powinna wprost wynikać informacja o powierzchni upraw owoców i warzyw, na której wystąpiła klęska naturalna oraz  wielkości obniżki plonu, która nie została uzyskana, w związku z zaistnieniem klęski żywiołowej.

   Samo oświadczenie grupy producentów lub jej członka, nie może stanowić wyłącznego dokumentu będącego podstawą uznania wystąpienia klęski naturalnej.

7. Brak pomniejszenia wartości produktów sprzedanych wstępnie uznanej grupy producentów owoców i warzyw o koszty transportu zewnętrznego, w przypadku realizowania przez grupę dostaw owoców i warzyw do odbiorców zewnętrznych (stosownie do art. 50 ust. 7, w związku z art. 42 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) Nr 543/2011). Powyższa sytuacja dotyczy w szczególności grup producentów dysponujących własnymi środkami transportu.

   Zgodnie z art. 50 ust. 7 ww. rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) Nr 543/2011, do wartości produkcji sprzedanej wlicza się wyłącznie produkcję grupy producentów lub jej członków będących producentami, wprowadzoną do obrotu przez grupę producentów, zafakturowaną na etapie EXW („loco”) grupa producentów.

   Powyższe oznacza, że wartość produktów sprzedanych grupy producentów nie może obejmować kosztów transportu zewnętrznego, tj. kosztów realizowania dostaw do odbiorców zewnętrznych, a więc, musi określać wartość produktów na etapie „siedziba sprzedawcy – GP”. Tym samym, jeśli dokumenty sprzedaży, tj. faktury sprzedaży owoców i warzyw, deklarowane przez grupę producentów we wniosku o przyznanie pomocy finansowej, uwzględniałyby również koszty dostawy do odbiorców, wówczas grupa producentów musi dokonać redukcji/wyłączenia z wartości sprzedaży netto, oszacowanych kosztów transportu z punktu dystrybucji (loco) grupy producentów, do nabywcy. Natomiast jeśli w zawartych umowach/wystawionych fakturach nie zostały wyodrębnione koszty transportu zewnętrznego, grupa powinna te koszty wyliczyć na podstawie kalkulacji uwzględniającej np.  koszty zakupu paliwa, zatrudnienia kierowców, opłaty drogowe itp.

   Dla potrzeb wyłączenia kosztów transportu zewnętrznego z wartości produktów sprzedanych należy uwzględnić następujące zasady:

   1. jeżeli grupa producentów dostarczyła produkty (owoce i warzywa) do odbiorcy zewnętrznego, z wykorzystaniem transportu własnego oraz nie wystawiła na odbiorcę odrębnej faktury z tytułu zrealizowanego transportu (uwzględniając koszt dostawy w cenie produktu), wówczas należy pomniejszyć wartość zrealizowanej sprzedaży netto, o koszty transportu zewnętrznego z punktu dystrybucji (loco) grupy producentów do nabywcy, oszacowane przez grupę np. na podstawie kosztów jednostkowych takich jak koszty zakupu paliwa, zatrudnienia kierowców, opłaty drogowe itp.,
   2. jeśli grupa producentów dostarczyła produkty (owoce i warzywa) do odbiorcy, korzystając z usługi transportu zewnętrznego oraz nie wystawiła na odbiorcę odrębnej faktury z tytułu dostawy produktów (uwzględniając koszt dostawy w cenie produktu), również należy pomniejszyć wartość zrealizowanej sprzedaży netto, o koszty transportu zewnętrznego z punktu dystrybucji (loco) grupy producentów do nabywcy, na podstawie opłaconej przez grupę faktury za transport owoców i warzyw do nabywcy,
   3. nie ma podstaw do pomniejszania wartości produktów sprzedanych, o koszty transportu zewnętrznego w sytuacji, gdy grupa producentów dostarczyła owoce i warzywa do odbiorcy we własnym zakresie (transportem własnym lub najmowanym) oraz obciążyła nabywcę kosztami transportu, wystawiając odrębną fakturę za transport (opłaconą przez nabywcę), której wartość nie została wliczona do wartości produktów sprzedanych grupy producentów. Tym samym, cena produktu nie uwzględnia kosztów dostawy,
   4. adekwatnie, w sytuacji gdy owoce i warzywa odbierane są z siedziby grupy przez nabywcę (transportem nabywcy), wówczas również nie ma podstaw do pomniejszania wartości produktów sprzedanych o koszty transportu zewnętrznego.

Ponadto, oprócz ww. podniesionych kwestii audytowych, Wielkopolski OR ARiMR przekazuje informacje o najczęściej popełnianych błędach we wnioskach o przyznanie pomocy finansowej oraz dokumentacji towarzyszącej, skutkujących wysyłaniem wezwań do wyjaśnień, co z kolei przyczynia się do wydłużania prowadzonych postępowań administracyjnych w sprawie przyznania wsparcia grupom producentów owoców i warzyw, jak również może skutkować przyznaniem pomocy finansowej w pomniejszonej wysokości:

1. złożenie niekompletnej dokumentacji, np. brak części wymaganych załączników do wniosku o przyznanie pomocy finansowej;
2. niepoprawne wypełnienie wniosku i/lub załączników, niezgodne z instrukcją;
3. deklarowanie we wniosku kosztów co do rodzaju, które nie kwalifikują się do objęcia pomocą finansową;
4. deklarowanie wartości inwestycji oraz wysokości poniesionych kosztów powyżej poziomu cen rynkowych;
5. realizacja inwestycji niezgodnie z zatwierdzonym planem dochodzenia do uznania;
6. deklarowanie zakresu rzeczowo-rodzajowego kosztów w szczególności związanych z pracami budowlanymi, niezgodnie ze stanem faktycznym;
7. naruszanie zobowiązań wynikających z przyznanej pomocy finansowej;
8. uzyskanie przez grupę rzeczywistej produkcji i sprzedaży owoców i warzyw w ostatnim roku realizacji planu dochodzenia do uznania, niższej od planowanej i zatwierdzonej w planie dochodzenia do uznania, co może skutkować niedostosowaniem wielkości/wydajności inwestycji objętych pomocą finansową do potencjału produkcyjnego i sprzedażowego grupy, a w konsekwencji obniżką pomocy lub koniecznością zwrotu nienależnie otrzymanych środków;
9. nie uwzględnianie we wniosku o przyznanie pomocy finansowej faktur korygujących, wystawionych po okresie rozliczeniowym objętym wnioskiem.

Źródło: ARiMR OR Poznań.