Karty przychodów i rozchodów z gospodarstwa rolnego czyli ewidencję należy prowadzić w jednym skoroszycie, powinny być odpowiednio ponumerowane. Należy pamiętać ,że zapisy dotyczą tylko przychodów i rozchodów z działalności rolniczej. Zapisy powinny być dokonywane w sposób czytelny (można posłużyć się programem Word lub stworzyć tabelkę w Excel) w języku polskim, w polskiej walucie oraz muszą być poparte rzetelnymi dowodami, dlatego wszelakie faktury należy przechowywać. W trakcie wpisów, które oczywiście powinny być prowadzone w sposób ciągły, mogą pojawiać się błędy. Błędy te można poprawiać poprzez skreślenie wpisanej treści, ale tak żeby zachować czytelność błędu, - wpisać datę skreślenie i podpisać poprawkę. Poprawianie błędów poprzez niewpisanie dowodów lub dowodów po korektach, takie wpisy zmniejszające lub zwiększające przychody czy rozchody dokonuje się zapisem minus lub czerwonym długopisem.
Ewidencja przychodów i rozchodów składa się z 6 kolumn. Wzór takiej ewidencji znajduje się na stronie ARiMR np. pod działaniem 6.1 Premia dla młodych rolników: ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROLNICTWA I ROZWOJU WSI z dnia 24 maja 2018r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania, wypłaty oraz zwrotu pomocy finansowej na operacje typu „Premie dla młodych rolników” w ramach poddziałania „Pomoc w rozpoczęciu działalności gospodarczej na rzecz młodych rolników” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014–2020 (Dz. U. z 2018r. poz. 1021).
W kolumnie 1 wpisujemy Lp. czyli kolejny numer wpisu
W kolumnie 2 datę przychodu lub sprzedaży
W kolumnie 3 nr dowodu księgowego czyli numer faktury bądź zestawienie faktur z danego dnia
W kolumnie 4 wpisujemy przychód ze sprzedaży w złotówkach i groszach
W kolumnie 5 wpisujemy wydatki czyli rozchody z gospodarstwa także w zł i gr
W kolumnie 6 jest to kolumna przeznaczona na uwagi dotyczące kolumn do 2 do 5 bądź też do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi.
Na zakończenie miesiąca należy zsumować przychody i rozchody podkreślając czerwonym flamastrem. Pod podsumowaniem każdego miesiąca najlepiej wpisać jeszcze sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i uzyskać sumę od początku roku. Otrzymujemy sumę narastająco i na koniec roku mamy już gotowe zestawienie roczne.
Jeżeli rolnik nie będzie podsumowywał miesięcy narastająco na koniec roku będzie musiał dokonać zestawienie roczne na oddzielnej stronie w książce ewidencji.
Ewidencję oraz dowody na podstawie, których dokonywane są wpisy rolnik powinien przechowywać w siedzibie miejsca zamieszkania. Ewidencję taką może polecić pracownikom biura wtedy podaje miejsce biura gdzie jest prowadzona ewidencja oraz przechowywane dowody czyli faktury.
Prowadzenie takiej ewidencji nie jest trudne jednak potrzeba systematyczności i porządku w dokumentach. Taka ewidencja jest dla beneficjentów PROW konieczna dla oceny operacji PROW 2014-2020 i celem dla wsparcia finansowego, czyli udowodnienia podniesienia wielkości ekonomicznej gospodarstwa.
Źródło:
ARMiR,
MINROL: ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROLNICTWA I ROZWOJU WSI z dnia 24 maja 2018r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania, wypłaty oraz zwrotu pomocy finansowej na operacje typu „Premie dla młodych rolników” w ramach poddziałania „Pomoc w rozpoczęciu działalności gospodarczej na rzecz młodych rolników” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014–2020 (Dz. U. z 2018 r. poz. 1021)